La pandemia de COVID-19 cambió por completo la modalidad del trabajo, ya que muchas empresas se vieron obligadas a adoptar el teletrabajo como una medida de prevención y seguridad. Esto generó una serie de reformas a la Ley Federal del Trabajo en 2021, derivado de estos cambios se crea la Norma Oficial Mexicana 037 (NOM-037) enfocada a las condiciones de seguridad y salud del home office.
La NOM-037 ha generado gran interés e inquietud debido a los cambios y adopción de nuevas medidas. Aunque su implementación puede representar un reto, si es llevada a cabo de manera efectiva, puede traer numerosos beneficios. A cinco meses de su entrada en vigor, el Comité de Capital Humano y Asuntos Laborales emite una serie de recomendaciones para crear una estrategia integral que permita que la norma se implemente de forma satisfactoria y se convierta en una parte integral de la cultura de la empresa.
¿Qué es?
La NOM-037-STPS 2023, Teletrabajo- Condiciones de seguridad y salud en el trabajo es una Norma Oficial Mexicana cuyo objetivo es regular la seguridad y salud en la modalidad de trabajo remoto, mejor conocido como home office.
¿A quién le aplica?
Aplica a todos los centros de trabajo que cuenten con personas que realicen el 40% de sus actividades labores en un domicilio distinto al centro de trabajo.
¿Cuándo entra en vigor?
La NOM 037 fue publicada en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el pasado 8 de junio y entrará en vigor 6 meses después, es decir, en diciembre de 2023.
Principales disposiciones
- Los empleadores deberán proveer al trabajador las herramientas necesarias para su correcto desempeño (incluye silla y aditamentos ergonómicos).
- Los empleadores deberán financiar el pago proporcional del consumo de internet y electricidad; computadora, tableta, teléfono celular, impresora y tinta, que pudieran utilizar para realizar el teletrabajo.
- Se define y reconoce el derecho a la desconexión (cumplir con el tiempo de la jornada laboral y no participar y/o hacer uso de equipos de cómputo o similares durante vacaciones, permisos y licencias).
- Los trabajadores deberán contar con un lugar seguro y adecuado para realizar sus actividades laborales. Consulta el listado de las condiciones de seguridad aquí (Apéndice 3).
- Se debe validar que el trabajador se desempeña en condiciones adecuadas a través de una visita de constatación o un listado completado por el propio trabajador.
- El teletrabajador cuenta con los mismos derechos que el resto de los trabajadores, tanto en lo individual como en lo colectivo.
- Obligación de implementar, mantener y difundir entre todos los trabajadores, presenciales y remotos, una política de teletrabajo que establezca los mecanismos de comunicación, reglas de contacto, duración del horario, distribución de la jornada, entre otras.
- El teletrabajo es reversible cuando se justifique el regreso al trabajo presencial por las condiciones de seguridad y salud o por convenir los intereses del trabajador.
- La NOM cuenta con disposiciones con perspectiva de género, entre las que destacan protecciones especiales para las personas que puedan sufrir violencia en el hogar y reconoce el derecho de las mujeres en periodo de lactancia a tener una pausa para alimentar o realizar la extracción de leche.
Recomendaciones
- Al interior de las empresas
- Identificar las herramientas y equipos adecuados que requiere un trabajador para realizar el trabajo desde casa, así como identificar los posibles costos que surgirán al interior de la organización derivado de su implementación.
- Asegurar una conexión a internet estable.
- Garantizar la seguridad de la información de la empresa.
- Prestar especial atención a aspectos ergonómicos, como sillas y pantallas, para proteger el bienestar físico de los trabajadores.
- Determinar las áreas responsables de la implementación de la NOM 037. Brindar capacitación y herramientas tecnológicas que permitan la correcta implementación de las disposiciones.
- Crear una oficina de control dedicada al tema contractual con empleados, proveedores y clientes. Esta oficina puede servir como una instancia de seguimiento y supervisión para asegurar que todos los aspectos relacionados con el teletrabajo cumplan con las disposiciones de la norma.
- Creación de un área de salud y seguridad (Health and Safety) enfocada en el teletrabajo para proteger la integridad y bienestar de los trabajadores.
- La sinergia y la comunicación constante con los empleados son factores críticos para una implementación exitosa.
- Es importante establecer una comunicación fluida con el equipo de liderazgo. La participación activa de los gerentes de nivel medio será clave para llevar a cabo la transición al teletrabajo en distintas áreas de manera efectiva.
- Es crucial involucrar a todos los miembros de la empresa en el proceso de entender la norma (fomentar la intersección de todas las áreas no solo a recursos humanos o al área de legal). Se recomienda realizar capacitaciones periódicas y agendar reuniones uno a uno con los empleados y gerentes.
- Escuchar a los teletrabajadores es esencial para identificar posibles mejoras y ajustes. Considerar las necesidades y preocupaciones del personal fomentará un ambiente laboral más saludable y productivo. Las encuestas de satisfacción son un buen inicio para conocer las necesidades e inquietudes.
- La adopción de herramientas y plataformas tecnológicas adecuadas puede mejorar la eficiencia y comunicación. La inversión en tecnología puede ser un factor determinante para que la empresa experimente los beneficios del teletrabajo.
- El teletrabajo no se aplicará de la misma manera en todas las áreas y, por ello mantener una comunicación constante y abierta con los colaboradores resulta vital para una implementación exitosa y acorde con las necesidades específicas de cada equipo.
- Política de teletrabajo
- Es fundamental que el empleador respalde la implementación del teletrabajo a través de un contrato específico, distinto al contrato tradicional. Este documento debe contemplar:
- El lugar de trabajo.
- La flexibilidad horaria.
- Listado de las herramientas y equipos acordados, así como establecer el pago proporcional del consumo de servicios.
- Las expectativas de resultados.
- Los objetivos que se esperan del teletrabajador.
- Además de los contratos, la empresa debe contar con una política de teletrabajo por escrito y esta debe ser ampliamente difundida para que todos los trabajadores la conozcan.
- Establecer una persona de contacto que pueda responder dudas e inquietudes. Una comprensión clara de la norma por parte de todos los involucrados garantizara su cumplimiento efectivo.
- Buscar el apoyo de expertos en la materia para asegurar una aplicación adecuada.
- Para empresas cuyas políticas se encuentren en otro idioma distinto al español, se sugiere contar con una traducción de la misma.
- La política debe incluir todas las responsabilidades y derechos de los teletrabajadores y del empleador.
- Se sugiere incluir la lista de verificación de las condiciones de seguridad.
- Aprovechar la implementación de la NOM-037 para sincronizarla con la nueva NOM-035, en temas de productividad, salud y bienestar emocional en el ámbito laboral. Integrar ambas normativas permitirá establecer un enfoque integral para el bienestar de los trabajadores.
- Listado de verificación de condiciones de seguridad
- Se sugiere determinar un área encargada (Salud y Seguridad / Health & Safety) en evaluar y mejorar las condiciones ergonómicas y de seguridad en los lugares de trabajo remoto, así como proporcionar recomendaciones para mejorar la calidad de vida laboral de los empleados.
- Se recomienda realizar las visitas de verificación, para ello, se debe solicitar consentimiento por escrito.
- Si el trabajador no otorga su consentimiento, el empleador puede optar por una autoevaluación que debe contener evidencia fotográfica o de video. El empleador debe tomar en cuenta que es el responsable en cumplir con los requisitos de la lista de verificación. Si el domicilio del trabajador no cumple con los requisitos establecidos, las consecuencias recaen sobre el empleador no sobre el trabajador.
Recomendaciones
- Al interior de las empresas
- Asegurar una conexión a internet estable.
- Garantizar la seguridad de la información de la empresa.
- Prestar especial atención a aspectos ergonómicos, como sillas y pantallas, para proteger el bienestar físico de los trabajadores.
- Crear una oficina de control dedicada al tema contractual con empleados, proveedores y clientes. Esta oficina puede servir como una instancia de seguimiento y supervisión para asegurar que todos los aspectos relacionados con el teletrabajo cumplan con las disposiciones de la norma.
- Creación de un área de salud y seguridad (Health and Safety) enfocada en el teletrabajo para proteger la integridad y bienestar de los trabajadores.
- Es importante establecer una comunicación fluida con el equipo de liderazgo. La participación activa de los gerentes de nivel medio será clave para llevar a cabo la transición al teletrabajo en distintas áreas de manera efectiva.
- Es crucial involucrar a todos los miembros de la empresa en el proceso de entender la norma (fomentar la intersección de todas las áreas no solo a recursos humanos o al área de legal). Se recomienda realizar capacitaciones periódicas y agendar reuniones uno a uno con los empleados y gerentes.
- Escuchar a los teletrabajadores es esencial para identificar posibles mejoras y ajustes. Considerar las necesidades y preocupaciones del personal fomentará un ambiente laboral más saludable y productivo. Las encuestas de satisfacción son un buen inicio para conocer las necesidades e inquietudes.
- La adopción de herramientas y plataformas tecnológicas adecuadas puede mejorar la eficiencia y comunicación. La inversión en tecnología puede ser un factor determinante para que la empresa experimente los beneficios del teletrabajo.
- Identificar las herramientas y equipos adecuados que requiere un trabajador para realizar el trabajo desde casa, así como identificar los posibles costos que surgirán al interior de la organización derivado de su implementación.
- Determinar las áreas responsables de la implementación de la NOM 037. Brindar capacitación y herramientas tecnológicas que permitan la correcta implementación de las disposiciones.
- La sinergia y la comunicación constante con los empleados son factores críticos para una implementación exitosa.
- El teletrabajo no se aplicará de la misma manera en todas las áreas y, por ello mantener una comunicación constante y abierta con los colaboradores resulta vital para una implementación exitosa y acorde con las necesidades específicas de cada equipo.
- Política de teletrabajo
- El lugar de trabajo.
- La flexibilidad horaria.
- Listado de las herramientas y equipos acordados, así como establecer el pago proporcional del consumo de servicios.
- Las expectativas de resultados.
- Los objetivos que se esperan del teletrabajador.
- Establecer una persona de contacto que pueda responder dudas e inquietudes. Una comprensión clara de la norma por parte de todos los involucrados garantizara su cumplimiento efectivo.
- Buscar el apoyo de expertos en la materia para asegurar una aplicación adecuada.
- Para empresas cuyas políticas se encuentren en otro idioma distinto al español, se sugiere contar con una traducción de la misma.
- Se sugiere incluir la lista de verificación de las condiciones de seguridad.
- Es fundamental que el empleador respalde la implementación del teletrabajo a través de un contrato específico, distinto al contrato tradicional. Este documento debe contemplar:
- Además de los contratos, la empresa debe contar con una política de teletrabajo por escrito y esta debe ser ampliamente difundida para que todos los trabajadores la conozcan.
- La política debe incluir todas las responsabilidades y derechos de los teletrabajadores y del empleador.
- Aprovechar la implementación de la NOM-037 para sincronizarla con la nueva NOM-035, en temas de productividad, salud y bienestar emocional en el ámbito laboral. Integrar ambas normativas permitirá establecer un enfoque integral para el bienestar de los trabajadores.
- Listado de verificación de condiciones de seguridad
- Se sugiere determinar un área encargada (Salud y Seguridad / Health & Safety) en evaluar y mejorar las condiciones ergonómicas y de seguridad en los lugares de trabajo remoto, así como proporcionar recomendaciones para mejorar la calidad de vida laboral de los empleados.
- Se recomienda realizar las visitas de verificación, para ello, se debe solicitar consentimiento por escrito.
- Si el trabajador no otorga su consentimiento, el empleador puede optar por una autoevaluación que debe contener evidencia fotográfica o de video. El empleador debe tomar en cuenta que es el responsable en cumplir con los requisitos de la lista de verificación. Si el domicilio del trabajador no cumple con los requisitos establecidos, las consecuencias recaen sobre el empleador no sobre el trabajador.
AMERICAN CHAMBER/MEXICO
Ciudad de México | 20 | febrero | 2024