La clave del home office: NOM 037

La pandemia de COVID-19 cambió por completo la modalidad del trabajo, ya que muchas empresas se vieron obligadas a adoptar el teletrabajo como una medida de prevención y seguridad. Esto generó una serie de reformas a la Ley Federal del Trabajo en 2021,  derivado de estos cambios se crea la Norma Oficial Mexicana 037 (NOM-037) enfocada a las condiciones de seguridad y salud del home office.

La NOM-037 ha generado gran interés e inquietud debido a los cambios y adopción de nuevas medidas. Aunque su implementación puede representar un reto, si es llevada a cabo de manera efectiva, puede traer numerosos beneficios. A cinco meses de su entrada en vigor, el Comité de Capital Humano y Asuntos Laborales emite una serie de recomendaciones para crear una estrategia integral que permita que la norma se implemente de forma satisfactoria y se convierta en una parte integral de la cultura de la empresa.

¿Qué es?

La NOM-037-STPS 2023, Teletrabajo- Condiciones de seguridad y salud en el trabajo es una Norma Oficial Mexicana cuyo objetivo es regular la seguridad y salud en la modalidad de trabajo remoto, mejor conocido como home office.

¿A quién le aplica?

Aplica a todos los centros de trabajo que cuenten con personas que realicen el 40% de sus actividades labores en un domicilio distinto al centro de trabajo.

¿Cuándo entra en vigor?

La NOM 037 fue publicada en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el pasado 8 de junio y entrará en vigor 6 meses después, es decir, en diciembre de 2023.

Principales disposiciones

  1. Los empleadores deberán proveer al trabajador las herramientas necesarias para su correcto desempeño (incluye silla y aditamentos ergonómicos).
  2. Los empleadores deberán financiar el pago proporcional del consumo de internet y electricidad; computadora, tableta, teléfono celular, impresora y tinta, que pudieran utilizar para realizar el teletrabajo.
  3. Se define y reconoce el derecho a la desconexión (cumplir con el tiempo de la jornada laboral y no participar y/o hacer uso de equipos de cómputo o similares durante vacaciones, permisos y licencias).
  4. Los trabajadores deberán contar con un lugar seguro y adecuado para realizar sus actividades laborales. Consulta el listado de las condiciones de seguridad aquí (Apéndice 3).
  5. Se debe validar que el trabajador se desempeña en condiciones adecuadas a través de una visita de constatación o un listado completado por el propio trabajador.
  6. El teletrabajador cuenta con los mismos derechos que el resto de los trabajadores, tanto en lo individual como en lo colectivo.
  7. Obligación de implementar, mantener y difundir entre todos los trabajadores, presenciales y remotos, una política de teletrabajo que establezca los mecanismos de comunicación, reglas de contacto, duración del horario, distribución de la jornada, entre otras.
  8. El teletrabajo es reversible cuando se justifique el regreso al trabajo presencial por las condiciones de seguridad y salud o por convenir los intereses del trabajador.
  9. La NOM cuenta con disposiciones con perspectiva de género, entre las que destacan protecciones especiales para las personas que puedan sufrir violencia en el hogar y reconoce el derecho de las mujeres en periodo de lactancia a tener una pausa para alimentar o realizar la extracción de leche.

Recomendaciones

  • Al interior de las empresas
    • Identificar las herramientas y equipos adecuados que requiere un trabajador para realizar el trabajo desde casa, así como identificar los posibles costos que surgirán al interior de la organización derivado de su implementación.
      1. Asegurar una conexión a internet estable.
      2. Garantizar la seguridad de la información de la empresa.
      3. Prestar especial atención a aspectos ergonómicos, como sillas y pantallas, para proteger el bienestar físico de los trabajadores.
    • Determinar las áreas responsables de la implementación de la NOM 037. Brindar capacitación y herramientas tecnológicas que permitan la correcta implementación de las disposiciones.
      1. Crear una oficina de control dedicada al tema contractual con empleados, proveedores y clientes. Esta oficina puede servir como una instancia de seguimiento y supervisión para asegurar que todos los aspectos relacionados con el teletrabajo cumplan con las disposiciones de la norma.
      2. Creación de un área de salud y seguridad (Health and Safety) enfocada en el teletrabajo para proteger la integridad y bienestar de los trabajadores.
    • La sinergia y la comunicación constante con los empleados son factores críticos para una implementación exitosa.
      1. Es importante establecer una comunicación fluida con el equipo de liderazgo. La participación activa de los gerentes de nivel medio será clave para llevar a cabo la transición al teletrabajo en distintas áreas de manera efectiva. 
      2. Es crucial involucrar a todos los miembros de la empresa en el proceso de entender la norma (fomentar la intersección de todas las áreas no solo a recursos humanos o al área de legal). Se recomienda realizar capacitaciones periódicas y agendar reuniones uno a uno con los empleados y gerentes.
      3. Escuchar a los teletrabajadores es esencial para identificar posibles mejoras y ajustes. Considerar las necesidades y preocupaciones del personal fomentará un ambiente laboral más saludable y productivo. Las encuestas de satisfacción son un buen inicio para conocer las necesidades e inquietudes.
      4. La adopción de herramientas y plataformas tecnológicas adecuadas puede mejorar la eficiencia y comunicación. La inversión en tecnología puede ser un factor determinante para que la empresa experimente los beneficios del teletrabajo.
    • El teletrabajo no se aplicará de la misma manera en todas las áreas y,  por ello mantener una comunicación constante y abierta con los colaboradores resulta vital para una implementación exitosa y acorde con las necesidades específicas de cada equipo.

  • Política de teletrabajo
    • Es fundamental que el empleador respalde la implementación del teletrabajo a través de un contrato específico, distinto al contrato tradicional. Este documento debe contemplar:
      1. El lugar de trabajo.
      2. La flexibilidad horaria.
      3. Listado de las herramientas y equipos acordados, así como establecer el pago proporcional del consumo de servicios.
      4. Las expectativas de resultados.
      5. Los objetivos que se esperan del teletrabajador.
    • Además de los contratos, la empresa debe contar con una política de teletrabajo por escrito y esta debe ser ampliamente difundida para que todos los trabajadores la conozcan. 
      1. Establecer una persona de contacto que pueda responder dudas e inquietudes. Una comprensión clara de la norma por parte de todos los involucrados garantizara su cumplimiento efectivo.
      2. Buscar el apoyo de expertos en la materia para asegurar una aplicación adecuada.
      3. Para empresas cuyas políticas se encuentren en otro idioma distinto al español, se sugiere contar con una traducción de la misma.
    • La política debe incluir todas las responsabilidades y derechos de los teletrabajadores y del empleador.
      1. Se sugiere incluir la lista de verificación de las condiciones de seguridad.
    • Aprovechar la implementación de la NOM-037 para sincronizarla con la nueva NOM-035, en temas de productividad, salud y bienestar emocional en el ámbito laboral. Integrar ambas normativas permitirá establecer un enfoque integral para el bienestar de los trabajadores.

  • Listado de verificación de condiciones de seguridad
    • Se sugiere determinar un área encargada (Salud y Seguridad / Health & Safety) en evaluar y mejorar las condiciones ergonómicas y de seguridad en los lugares de trabajo remoto, así como proporcionar recomendaciones para mejorar la calidad de vida laboral de los empleados.
    • Se recomienda realizar las visitas de verificación, para ello, se debe solicitar consentimiento por escrito. 
    • Si el trabajador no otorga su consentimiento, el empleador puede optar por una autoevaluación que debe contener evidencia fotográfica o de video. El empleador debe tomar en cuenta que es el responsable en cumplir con los requisitos de la lista de verificación. Si el domicilio del trabajador no cumple con los requisitos establecidos, las consecuencias recaen sobre el empleador no sobre el trabajador.

Recomendaciones

  • Al interior de las empresas
    1. Asegurar una conexión a internet estable.
    2. Garantizar la seguridad de la información de la empresa.
    3. Prestar especial atención a aspectos ergonómicos, como sillas y pantallas, para proteger el bienestar físico de los trabajadores.
    1. Crear una oficina de control dedicada al tema contractual con empleados, proveedores y clientes. Esta oficina puede servir como una instancia de seguimiento y supervisión para asegurar que todos los aspectos relacionados con el teletrabajo cumplan con las disposiciones de la norma.
    2. Creación de un área de salud y seguridad (Health and Safety) enfocada en el teletrabajo para proteger la integridad y bienestar de los trabajadores.
    1. Es importante establecer una comunicación fluida con el equipo de liderazgo. La participación activa de los gerentes de nivel medio será clave para llevar a cabo la transición al teletrabajo en distintas áreas de manera efectiva. 
    2. Es crucial involucrar a todos los miembros de la empresa en el proceso de entender la norma (fomentar la intersección de todas las áreas no solo a recursos humanos o al área de legal). Se recomienda realizar capacitaciones periódicas y agendar reuniones uno a uno con los empleados y gerentes.
    3. Escuchar a los teletrabajadores es esencial para identificar posibles mejoras y ajustes. Considerar las necesidades y preocupaciones del personal fomentará un ambiente laboral más saludable y productivo. Las encuestas de satisfacción son un buen inicio para conocer las necesidades e inquietudes.
    4. La adopción de herramientas y plataformas tecnológicas adecuadas puede mejorar la eficiencia y comunicación. La inversión en tecnología puede ser un factor determinante para que la empresa experimente los beneficios del teletrabajo.
    • Identificar las herramientas y equipos adecuados que requiere un trabajador para realizar el trabajo desde casa, así como identificar los posibles costos que surgirán al interior de la organización derivado de su implementación.
    • Determinar las áreas responsables de la implementación de la NOM 037. Brindar capacitación y herramientas tecnológicas que permitan la correcta implementación de las disposiciones.
    • La sinergia y la comunicación constante con los empleados son factores críticos para una implementación exitosa.
    • El teletrabajo no se aplicará de la misma manera en todas las áreas y,  por ello mantener una comunicación constante y abierta con los colaboradores resulta vital para una implementación exitosa y acorde con las necesidades específicas de cada equipo.
  • Política de teletrabajo
    1. El lugar de trabajo.
    2. La flexibilidad horaria.
    3. Listado de las herramientas y equipos acordados, así como establecer el pago proporcional del consumo de servicios.
    4. Las expectativas de resultados.
    5. Los objetivos que se esperan del teletrabajador.
    1. Establecer una persona de contacto que pueda responder dudas e inquietudes. Una comprensión clara de la norma por parte de todos los involucrados garantizara su cumplimiento efectivo.
    2. Buscar el apoyo de expertos en la materia para asegurar una aplicación adecuada.
    3. Para empresas cuyas políticas se encuentren en otro idioma distinto al español, se sugiere contar con una traducción de la misma.
    1. Se sugiere incluir la lista de verificación de las condiciones de seguridad.
    • Es fundamental que el empleador respalde la implementación del teletrabajo a través de un contrato específico, distinto al contrato tradicional. Este documento debe contemplar:
    • Además de los contratos, la empresa debe contar con una política de teletrabajo por escrito y esta debe ser ampliamente difundida para que todos los trabajadores la conozcan. 
    • La política debe incluir todas las responsabilidades y derechos de los teletrabajadores y del empleador.
    • Aprovechar la implementación de la NOM-037 para sincronizarla con la nueva NOM-035, en temas de productividad, salud y bienestar emocional en el ámbito laboral. Integrar ambas normativas permitirá establecer un enfoque integral para el bienestar de los trabajadores.
  • Listado de verificación de condiciones de seguridad
    • Se sugiere determinar un área encargada (Salud y Seguridad / Health & Safety) en evaluar y mejorar las condiciones ergonómicas y de seguridad en los lugares de trabajo remoto, así como proporcionar recomendaciones para mejorar la calidad de vida laboral de los empleados.
    • Se recomienda realizar las visitas de verificación, para ello, se debe solicitar consentimiento por escrito. 
    • Si el trabajador no otorga su consentimiento, el empleador puede optar por una autoevaluación que debe contener evidencia fotográfica o de video. El empleador debe tomar en cuenta que es el responsable en cumplir con los requisitos de la lista de verificación. Si el domicilio del trabajador no cumple con los requisitos establecidos, las consecuencias recaen sobre el empleador no sobre el trabajador.

AMERICAN CHAMBER/MEXICO
Ciudad de México | 20 | febrero | 2024

Perspectivas Laborales y de Capital Humano 2024

Dadas las diversas reformas en materia laboral en México, a continuación, presentamos un breve resumen de aspectos en materia de Capital Humano y Asuntos Laborales para estar al tanto:

Dadas las diversas reformas en materia laboral en México, a continuación, presentamos un breve resumen de aspectos en materia de Capital Humano y Asuntos Laborales para estar al tanto:

  1. Día de descanso adicional: se presentó una iniciativa para aumentar un día de descanso semanal y otras iniciativas para reducir horas a la jornada laboral (48 a 40 hrs, entre otras). La Iniciativa que ha avanzado es la de aumentar un día adicional de descanso semanal.

  • Esta iniciativa, ya fue aprobada en la Comisión de Trabajo de la Cámara de Diputados y está pendiente de aprobación en el Pleno. 
  • La Junta de Coordinación Política de la Cámara de Diputados (JUCOPO) ha comunicado que se abrirán mesas de trabajo con todas las partes interesadas para presentar una reserva consensuada ante el Pleno en marzo, con el fin de que la reforma sea aprobada por ambas cámaras a más tardar el 30 de abril de 2024.
  • Contempla una entrada en vigor al día siguiente de su publicación, lo que podría acarrear una disrupción operativa y financiera, así como una posible escasez de mano de obra calificada pues un día de descanso adicional no permite gradualidad en su implementación, contrario a una reducción de jornada laboral. 
  • Se destaca la necesidad de sensibilizar al Congreso, en colaboración con las autoridades laborales y de economía, para que no sea aprobado en Pleno, el Dictamen que contiene la ampliación a un día de descanso adicional semanal y en su lugar, que se analice la reducción de horas de jornada laboral con las siguientes sugerencias, para hacer viable la reforma:

a) Entrada en vigor gradual: como en Chile y Colombia, disminuyendo una hora cada año de transición hasta alcanzar las 40 horas semanales.

b) Excepciones al nuevo límite de horas trabajadas: se deben considerar ciertas excepciones al nuevo límite de horas semanales laborales, reconociendo la necesidad de flexibilidad en circunstancias específicas para mantener la eficiencia operativa.

c) Incremento del límite de horas extras permitidas: Se aboga por aumentar el límite actual de horas extras permitidas por la ley, por ejemplo, de 9 a 15 horas semanales. Esto brindaría flexibilidad tanto a las personas colaboradoras como a los empleadores, permitiéndoles gestionar las horas extra de manera más adaptable, especialmente en periodos de aumento considerable en la producción empresarial.

d) Programa de capacitación y certificación gubernamental para asegurar disponibilidad de mano de obra calificada.

2. Nueva Tabla de Enfermedades y Valuación de Incapacidades por Riesgos de Trabajo: después de 52 años sin cambios, se han incorporado 88 nuevos padecimientos laborales. Entre los que destacan, la pérdida del embarazo, endometriosis, infertilidad, Covid-19 y trastornos mentales como estrés, ansiedad, depresión e insomnio. Se ha ampliado de 4 a 30 el número de tipos de cáncer de origen laboral y se han incluido enfermedades por intoxicación, entre otras.

  • Un punto de gran importancia a considerar es asegurar la participación del sector privado en los trabajos para la emisión del Catálogo de las Cédulas para la Valuación de las Enfermedades de Trabajo – documento normativo que establece el marco para que los peritos dictaminadores en medicina del trabajo evalúen la “relación causal de trabajo-daño”-. 
  • En la reforma se prevé que debe estar emitido el Catálogo en un plazo de 45 días hábiles a partir de la entrada en vigor. Dicho plazo concluye el 8 de febrero de 2024. 

 3. Renovación del registro REPSE ante la STPS: La reforma de subcontratación prevé que se debe renovar el registro cada 3 años, los cuales han ya transcurrido desde su entrada en vigor. 

  • Es esencial advertir a los proveedores que conforman la cadena de valor de las empresas, la necesidad de renovar su registro con anticipación considerable pues se prevé saturación del sistema de la SPTS al pretender renovar su registro más de 100,000 empresas, de las 150,000 que están registradas. 
  • Es importante recordar que el incumplimiento de tener vigente el REPSE implica problemas fiscales con la facturación, no deducibilidad y solidaridad en la responsabilidad fiscal y laboral.
  • La Unidad de Trabajo Digno de la STPS ha emitido una advertencia relevante para este año, señalando un aumento en las inspecciones y una revisión más exhaustiva de la información de los registros en la plataforma. 

 4. Otros temas relevantes: se vislumbra en el siguiente periodo de sesiones (febrero a abril 2024) la aprobación de la “Ley silla”, la implementación del Convenio 190 de la OIT sobre Violencia y Acoso Laboral, reforma aplicable a plataformas digitales, la contemplación de un permiso pagado para ausentarse debido a enfermedades graves de familiares directos, la gestión de quejas dentro del Mecanismo Laboral de Respuesta Rápida del T-MEC, así como el análisis de cuotas de contratación para personal de grupos vulnerables y un eventual aumento en las licencias de maternidad y paternidad.

Como representantes de la comunidad binacional de negocios desde hace 107 años, seguiremos reiterando a todos los actores, nuestro interés en participar en las mesas de trabajo enfocadas a integrar la experiencia y las inquietudes del sector privado en el diseño y la implementación de políticas públicas y normatividad que generen mayor bienestar y prosperidad para las personas mexicanas.

AMERICAN CHAMBER/MEXICO
Ciudad de México | 01 | Febrero | 2024

Salud mental y equilibrio personal en el entorno laboral

En la sesión del Comité de Capital Humano, se examinó la prevalencia de los trastornos mentales, especialmente en el contexto laboral, subrayando la urgencia de abordar este tema como una prioridad.

Durante la sesión de Capital Humano y Asuntos Laborales del Capítulo Monterrey, César Izazola, Director de Business Solutions de Workplace Options, junto con Lina Roxana Meneses, Psicóloga certificada en NOM 025, destacaron la importancia de la salud mental como componente esencial del bienestar de los individuos, tanto en el ámbito laboral como personal.

La magnitud del problema de los trastornos mentales es alarmante, con más de 350 millones de personas afectadas globalmente. La depresión y la ansiedad generan una pérdida significativa de productividad, con más de 12,000 millones de días laborales perdidos. El suicidio, siendo la segunda causa de muerte entre jóvenes de 15 a 29 años, refleja la urgencia de abordar este problema de salud pública con acciones efectivas

En el caso de nuestro país, la fuerza laboral mexicana enfrenta altos niveles de estrés, con un aumento del 30% en la prevalencia de ansiedad y depresión durante la reciente emergencia sanitaria. Cerca del 75% de los trabajadores experimentan fatiga por estrés, y alrededor de 15 millones padecen trastornos mentales relacionados con el trabajo. La Organización Mundial de la Salud (OMS) y la Organización Internacional del Trabajo (OIT) han instado a implementar medidas concretas para abordar estos problemas.

Es por ello, que el concepto de salario emocional cobra relevancia; la satisfacción laboral esta estrechamente relacionada con la retención de empleados y la productividad. La inversión en salud mental, estimada en hasta el 7.3% de la nómina de una empresa, tiene un retorno significativo, con cada dólar invertido en generando cuatro dólares de retorno. Además, proporcionar asesoría emocional y adoptar modelos de trabajo híbridos pueden mejorar el bienestar y reducir el estrés laboral.

La salud mental es un aspecto crucial que impacta en la productividad y el éxito organizacional. Al invertir en programas de salud mental y promover entornos laborales saludables, las empresas no solo mejoran la calidad de vida de sus empleados, sino que también obtienen beneficios económicos y sociales a largo plazo.

AMERICAN CHAMBER/MEXICO
Monterrey | 30 | enero | 2024)